B.O.P. núm. 291, sábado, 20 de diciembre de 2003
Reglamento del archivo general administrativo del ayuntamiento de granada
Exposición de motivos
El Ayuntamiento de Granada, por decreto 17 de julio de 1996, procedió a dividir el archivo municipal en: Archivo General Administrativo, que pasó a depender de la Delegación de Presidencia, y Archivo Histórico, adscrito a la Delegación de Cultura.
El presente reglamento fija las competencias y normas de funcionamiento del Archivo General Administrativo como órgano municipal encargado de la gestión y tratamiento de la documentación, custodia y conservación de la misma hasta los 30 años de antigüedad, etapa a partir de la cual sólo los documentos que tengan valor informativo y cultural pasarán a formar parte del Archivo Histórico.
El Ayuntamiento de Granada está obligado legalmente a conservar su documentación debidamente organizada y descrita, con el fin de lograr una gestión administrativa cada vez más transparente y eficaz, que posibilite a los ciudadanos el derecho de acceso a la información municipal.
El servicio de archivo es el órgano especializado del Ayuntamiento en la gestión y tratamiento de la documentación.
El objetivo principal de este reglamento es regular el funcionamiento interno de este servicio, su relación con las distintas unidades administrativas municipales, y las condiciones de acceso a su documentación por los usuarios.
Estas funciones y otras que se consideren integrantes de este servicio se desarrollarán conforme a lo regulado en el presente reglamento y, en su defecto, a lo establecido en la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de Bases del Régimen Local; el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales; la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; la Ley 3/1984 de 9 de enero de Archivos de la Junta de Andalucía; Ley 1/1991, de 3 de julio, de Patrimonio Histórico de Andalucía; Decreto 19/1995, de 7 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de Protección y Fomento del Patrimonio Histórico de Andalucía; Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, sobre Protección de Datos de Carácter Personal; Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, y demás normativa estatal o autonómica vigente sobre la materia.
Capítulo I. Disposiciones generales.
Artículo 1. Definición de archivo.
1. El archivo municipal es el conjunto orgánico de documentos de cualquier época y soporte material, producidos y recibidos por el Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones, y que se conservan, total o parcialmente, debidamente organizados, con fines de gestión, defensa de derechos, información, investigación y cultura.
2. El archivo es también un bien de dominio público en función de lo establecido en la normativa vigente sobre bienes de las corporaciones locales, pues conserva y custodia el patrimonio documental. Es por lo tanto, propiedad del Ayuntamiento de Granada.
3. Por archivo entendemos también las distintas instalaciones donde se reúne, custodia, conserva, organiza y difunde la documentación municipal.
Artículo 2. Definición de documento.
A los efectos de este reglamento, se entiende por documento de archivo toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos.
Artículo 3. El Patrimonio Documental Municipal.
1. Forman parte del patrimonio documental municipal del Ayuntamiento los documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por:
a) Todos los órganos de gobierno y de la administración del Ayuntamiento.
b) Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Ayuntamiento, así como las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en el municipio, en cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos servicios.
c) Las personas físicas que desempeñen cargos públicos en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores en el ejercicio de su cargo.
d) Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones. Igualmente, forman parte del patrimonio documental municipal los documentos que ingresen en el archivo por donación, compra o legado.
2. Toda persona que desempeñe funciones políticas o administrativas en la administración municipal, está obligada a entregar los documentos que haya generado en el desempeño de su cargo, al cesar en sus funciones, conforme al artículo 54.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
Artículo 4. Adscripción del archivo.
El Archivo General Administrativo depende de la Delegación de Presidencia y deberá tener la autonomía que le es propia por su especialidad funcional como unidad interadministrativa dentro de la propia Administración.
La dotación de medios materiales, humanos y económicos le corresponderá al Ayuntamiento, y así se reflejará en sus presupuestos generales. No obstante podrán formalizarse convenios o acuerdos con otras instituciones que supongan una mejora temporal o definitiva de esos medios. Especialmente se potenciará la realización de prácticas tuteladas de alumnos universitarios o de cursos organizados por las distintas Administraciones.
Artículo 5. Del sistema de Archivos Administrativos del Ayuntamiento.
1. El ciclo vital de los documentos determina la creación de una red de archivos en el archivo general administrativo, dando lugar a una sucesión de intervenciones archivísticas que se identifican como un proceso único y continuado de gestión documental, de manera que queden garantizados la organización, conservación y el servicio de documentos desde las propias áreas de gestión administrativa hasta su ingreso en el Archivo Histórico.
2. Las unidades que integran el Archivo General Administrativo son:
a) Archivos de Oficina
b) Archivo General Administrativo
Capítulo II. De las funciones del sistema de archivos administrativos del ayuntamiento y su personal.
Artículo 6. De las funciones de los Archivos de Oficina
1. Como elementos base del sistema de archivos del Ayuntamiento deberá existir un archivo de oficina por cada delegación y área.
2. Custodiarán y conservarán íntegramente la documentación de las propias oficinas, mientras esté en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa. La documentación permanecerá en los archivos de oficina hasta un máximo de 5 años de haber finalizado su trámite administrativo. Cuando existan tablas de valoración de series documentales, el tiempo de permanencia de los documentos en los archivos de oficina se adecuará al plazo indicado en dichas tablas.
3. La custodia y conservación de los documentos existentes en los archivos de oficina será responsabilidad del jefe del área correspondiente.
4. El personal encargado de la gestión administrativa y tramitación de expedientes deberá de ser pulcro y cuidadoso, procurando no romper ni deteriorar las carpetillas de los expedientes, ni hacer anotaciones indebidas en las mismas, así como proceder, una vez concluida la tramitación, a la ordenación de los documentos.
5. Cada expediente tendrá un número único dentro de la numeración correlativa que cada unidad administrativa dé a sus expedientes en el ejercicio anual. Por lo tanto, al ser este número el elemento que identifica al expediente dentro de un año no se podrán numerar varios expedientes, dentro de la misma unidad administrativa, con el mismo número, aunque tengan su origen en la misma actividad o función.
6. Igualmente, los expedientes generados por una oficina durante un año, deberán guardarse correlativamente por su número dentro de su año. Por lo tanto,
nunca se deberán de insertar expedientes conclusos en un expediente que esté en fase de trámite.
7. Deberá existir una persona que se responsabilice del archivo de oficina para que ordene la documentación ya tramitada, la instale en las cajas de conservación permanente, facilite la consulta de los expedientes al personal adscrito al área de su competencia, y confeccione las relaciones de entrega para las transferencias corrientes al archivo general administrativo, además de realizar cualquier otro tipo de actividad relativa al tratamiento archivístico, según las directrices y normas establecidas por el servicio del archivo.
Artículo 7. De las funciones del Archivo General Administrativo.
Según las directrices de la normativa vigente en materia de archivos, las funciones de este servicio son:
1. Gestionar los documentos administrativos.
2. Facilitar el acceso a la documentación por parte de la Administración municipal.
3. Custodiar y conservar el patrimonio documental.
1. La gestión de los documentos administrativos comprende:
a) Analizar e identificar la documentación administrativa.
b) Establecer normas reguladoras de clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación administrativa en todos los departamentos de la administración municipal.
c) Establecer criterios y normas para la transferencia de los documentos.
d) Establecer las directrices para la correcta ubicación física de los documentos y las condiciones idóneas que han de cumplir las instalaciones para garantizar la seguridad de los documentos.
e) El archivo general administrativo facilitará la preparación en técnicas de archivo al personal administrativo de las oficinas municipales.
2. El acceso a la documentación exige:
a) Establecer las condiciones del préstamo y consulta de documentos por parte de las oficinas municipales.
3. La custodia y conservación del patrimonio documental implica:
a) Velar por las condiciones físicas y ambientales de la documentación, tanto en el archivo general administrativo como en las distintas dependencias municipales.
b) Fomentar la protección del patrimonio documental del municipio, tanto dentro como fuera del Ayuntamiento.
c) Promover la difusión del patrimonio documental del municipio, mediante actividades pedagógicas, publicaciones, conferencias, exposiciones y cualquier actividad encaminada a su difusión.
Artículo 8. De las funciones del personal.
1. Del Archivero/a:
a) Dirección científica, técnica y administrativa del servicio de archivo.
b) Coordinación y dirección general de la red de archivos que conforman el archivo general administrativo.
b) Elaboración de la programación anual, con una planificación descriptiva que vaya de lo general a lo particular.
c) Asesoramiento y supervisión continua del funcionamiento de los archivos de oficina.
d) Inspección y vigilancia en lo que respecta al cumplimiento de la normativa de archivos, técnica archivística, equipamiento e instalaciones.
e) Desarrollo y estimulación del trabajo en equipo.
f) Elaboración de una memoria anual en la que se reflejen los objetivos conseguidos en dicho ejercicio con respecto a la programación anual.
g) Dependerá directamente del jefe/a de área de Presidencia y tendrá adscritos los puestos de trabajo y los recursos técnicos, humanos y económicos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
h) El archivero/a elaborará las normas de régimen interno que regularán el funcionamiento concreto del A.G.A., así como las normas de organización y descripción de las series documentales conservadas en las oficinas de las distintas dependencias municipales. Estas normas deberán ser aprobadas por el pleno del Ayuntamiento.
i) El archivero/a, a petición de los interesados podrá emitir certificaciones o copias autentificadas (compulsas) de los documentos depositados en el archivo municipal.
j) El archivero/a podrá proponer o, si es el caso, decidir cualquier medida que considere necesaria y que no esté prevista en este reglamento, encaminada a mejorar el cumplimiento y desarrollo de las funciones establecidas para el servicio de archivo.
k) El archivero/a podrá delegar sus funciones total o parcialmente, en otras personas de manera temporal, por motivo de vacaciones, bajas laborales, permisos u otras causas.
2. De los ayudantes de Archivo:
a) Asistencia al responsable del archivo general administrativo en sus funciones.
b) Aplicación de la programación anual y cumplimiento de la normativa de archivos, así como la correcta aplicación de las normas técnicas y reglamentarias que se establezcan.
c) Fomento e inspección de los trabajos técnicos del archivo, fundamentalmente en lo que respecta al tratamiento archivístico.
d) Colaboración con el titular del archivo general administrativo en la supervisión y asesoramiento de los archivos de oficina, así como en el correcto cumplimiento de la gestión documental en todas las áreas del Ayuntamiento.
e) Supervisión de los trabajos de los contratados, becarios o alumnos en prácticas.
3. El Ayuntamiento velará por la formación continuada del personal del archivo, dada la importancia del buen funcionamiento de este servicio para la gestión
municipal.
Capítulo III. De la gestión documental.
Artículo 9. Gestión documental.
La gestión documental es el conjunto de actuaciones y técnicas necesarias para tratar el documento correctamente desde su creación o recepción hasta su transferencia, eliminación o conservación en el archivo general administrativo.
Sección 1ª. Del ingreso de los documentos
Artículo 10. Transferencias.
1. Las oficinas municipales remitirán al archivo general administrativo los expedientes, libros y documentos generados por ellas a partir del año de haber finalizado su tramitación, no obstante, las series documentales de muy frecuente consulta en la propia unidad administrativa productora, la dirección del archivo administrativo y el responsable de dicha unidad podrán acordar su permanencia durante un plazo mayor de tiempo en el archivo de oficina, ese plazo, salvo excepciones muy justificadas, no podrá ser superior a quince años.
2. Toda la documentación transferida al archivo administrativo deberá ser enviada en perfecto estado, ordenada y foliada, eliminando previamente duplicados y fotocopias inútiles, documentación de apoyo informativo y cualquier otra documentación auxiliar que no sea propia del expediente. Cada transferencia irá acompañada de la correspondiente hoja de remisión (según modelo del anexo I), debidamente cumplimentada, en los términos que establece el artículo 179 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales. Estas hojas serán firmadas por los jefes de área como responsables de la remisión, y el servicio de archivo hará lo propio una vez comprobada su veracidad, y corregidos los errores si los hubiere. Las hojas de remisión son el documento que justifica la asunción por el servicio de archivo de la responsabilidad en la custodia y conservación de la documentación recibida.
3. Aquellos expedientes que necesiten para su tramitación la presentación de varios ejemplares de proyectos técnicos, en el momento de su traslado al archivo general administrativo se deberá dejar un solo ejemplar, procediendo la oficina productora a devolver los restantes al peticionario o solicitante, o bien a su eliminación cuando proceda.
4. Los libros de actas y resoluciones de Alcaldía no podrán transferirse al Archivo General Administrativo sin estar previamente foliados y encuadernados (ROF, arts. 198, 202). Asimismo, cualquier documento en formato libro deberá ser encuadernado antes de su transferencia.
5. Las transferencias documentales serán obligatorias y deberán realizarse una vez al año. Para ello el servicio de archivo elaborará anualmente un calendario de transferencias teniendo en cuenta el período más adecuado de cada área municipal y en colaboración con los diferentes jefes de área y encargados de los archivos de oficina.
6. El servicio de archivo podrá rechazar las transferencias que no cumplan los requisitos señalados en el presente reglamento.
7. Todas las transferencias de documentación realizadas quedarán reflejadas en el correspondiente registro cumplimentado por el archivo general administrativo.
8. Cuando se hayan elaborado las tablas de valoración de las series documentales, las transferencias se realizarán de acuerdo con los plazos fijados en dichas tablas.
No deberán transferirse de los archivos de oficina al archivo general administrativo los documentos cuya eliminación corresponda al primero, según establezcan las tablas de valoración.
9. Los ingresos extraordinarios de documentos al archivo general administrativo, ya sean por donación, compra o legado, requerirán acuerdo formal del Ayuntamiento pleno.
Sección 2ª. Del tratamiento archivístico
Artículo 11. La documentación recibida en el archivo general administrativo será objeto de todas las fases y operaciones que comprende el tratamiento archivístico:
Identificación y valoración de series documentales, clasificación, ordenación y descripción.
Artículo 12. Identificación.
1. Se entiende por identificación el proceso de análisis e investigación a través del cual se analizan la organización y funciones de la Administración que produce los documentos, así como las series documentales en que se materializan tales funciones, como base para su posterior clasificación.
2. Se entiende por serie documental el conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento.
Artículo 13. Clasificación.
1. La clasificación es la labor intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo y en la inserción de las series documentales en la categoría o grupo estructural al que pertenezcan.
2. Los documentos del Ayuntamiento de Granada serán clasificados con un criterio funcional que tendrá como base el principio de procedencia.
Artículo 14. Ordenación.
Una vez identificadas las series, se establecerá la ordenación de las unidades documentales que las componen, siendo los criterios cronológicos, alfabéticos o numéricos que imponga la estructura de las series.
Artículo 15. Valoración.
Se entiende por valoración documental la investigación y análisis de las series documentales para determinar el valor administrativo, legal, jurídico e informativo.
Por lo tanto, el proceso de valoración establecerá las propuestas iniciales de los plazos de transferencia, la posible eliminación y el régimen de acceso a las mismas.
Artículo 16. Descripción.
El archivo general administrativo procederá a elaborar los instrumentos de referencia y descripción de las series documentales que crea oportunas, estimando como instrumentos fundamentales y básicos el registro topográfico y el inventario.
Sección 3ª. De la Selección y eliminación documental
Artículo 17. Selección y eliminación.
1. La selección y eliminación documental se hará según el procedimiento que determina el decreto 97/2000, de 6 de marzo, de la Consejería de Cultura de la Junta de Andalucía, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivo.
2. El procedimiento de selección y eliminación se aplicará a toda la documentación municipal de carácter administrativo.
3. El Archivo General Administrativo será el encargado de establecer el calendario de selección y eliminación de la documentación administrativa.
Artículo 18. Relación con la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.
1. De acuerdo con el artículo 11.e. del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, el Archivo General Administrativo procederá anualmente a elaborar las propuestas de eliminación, con el informe favorable del Secretario del Ayuntamiento, que deberán ser aprobadas por el titular o la titular de la Consejería de Cultura, previo informe y propuesta de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.
2. La eliminación de cualquier serie documental irá precedida del levantamiento de la oportuna acta en la que consten, debidamente reflejados, los documentos que se eliminan y las razones que justifican su destrucción.
El acta será suscrita por el archivero/a responsable con la conformidad del alcalde.
3. Así mismo deberá elaborar un registro de eliminación en el que constará el número de registro de eliminación, la data de resolución de la Consejería de Cultura, la fecha de ejecución, el tipo de documento o serie documental, los metros lineales eliminados y el muestreo que se haya realizado.
Artículo 19. Las oficinas y la eliminación.
1. Los funcionarios o empleados de las oficinas municipales estarán obligados a la custodia de la documentación administrativa sin que puedan proceder a su destrucción antes del proceso de transferencia salvo lo previsto en el artículo 10 del presente reglamento.
2. En caso de destrucción de documentos sin la debida autorización se incoarán los expedientes disciplinarios que procedan en virtud de la normativa vigente en materia de Función Pública, con independencia de las acciones generadas que pudieran deducirse.
Capítulo IV. De la conservación de los documentos.
Artículo 20. Instalaciones.
1. El archivo general administrativo del Ayuntamiento de Granada está ubicado en la calle San Antón, 72. El archivo consta de tres áreas diferenciadas, área de trabajo con biblioteca auxiliar, sala de organización, selección y eliminación (tría), y área de depósito de documentos, con capacidad para 35.000 unidades de instalación.
2. El acceso a los depósitos está reservado exclusivamente al personal del archivo. En ocasiones excepcionales (visitas concertadas, etc.), se podrá permitir a los usuarios la entrada a los depósitos en presencia de personal de archivo.
3. En todas las áreas del Ayuntamiento deberá habilitarse un espacio exclusivo para archivo de oficina, con independencia de las instalaciones de mobiliario y estanterías en las zonas de trabajo para la documentación en curso. Su amplitud estará en función de la producción anual de documentación que generen todas las oficinas del área.
Artículo 21. Del control y estado físico de los documentos.
1. El Ayuntamiento de Granada velará por el adecuado mantenimiento de las instalaciones del archivo general administrativo en todo lo relativo a los sistemas de iluminación, comunicación ofimática, detección de incendios, equipos mecánicos, antiintrusión y en todos los demás elementos que permitan un adecuado funcionamiento del centro.
2. En el archivo general administrativo se llevará un control sistemático y periódico de las condiciones ambientales, estado de las instalaciones, del equipamiento en los depósitos y de los soportes documentales, a fin de detectar las posibles alteraciones, las invasiones de agentes biológicos y los deterioros que éstas pudieran provocar.
3. En el supuesto de la aparición de agentes biológicos o circunstancias fisico-ambientales que motiven situaciones de emergencia, deterioro o peligro inmediato de los documentos se dará cuenta a la jefatura del área, a los efectos oportunos.
4. Con el fin de garantizar la información contenida en los nuevos soportes, magnéticos y ópticos, se realizará el control y vigilancia de los mismos, haciendo copias de seguridad periódicas, según establezcan los técnicos informáticos.
5. En el momento en que se efectúe cualquier ingreso en el archivo general administrativo deberá verificarse el estado físico que presentan los documentos, con el fin de establecer las medidas destinadas a evitar la propagación, en su caso, de agentes que puedan deteriorar los fondos custodiados.
Artículo 22. De la conservación y restauración.
1. El Archivo General Administrativo deberá asesorar sobre las calidades de los soportes documentales utilizados en la administración, en prevención de su mejor conservación e igualmente, propondrá la adopción de medidas oportunas para la restauración de los documentos deteriorados.
Capítulo V. Del acceso a los documentos y archivos.
Artículo 23. Clasificación de los documentos.
1. Los documentos se clasifican en documentos de libre acceso y documentos de acceso restringido.
2. Son de libre acceso:
a) Los documentos sujetos en su tramitación al Derecho Administrativo, siempre que correspondan a procedimientos terminados y que no contengan datos que afecten a la seguridad o defensa del Estado, la averiguación de los delitos o la intimidad de las personas.
b) Los documentos que, aun conteniendo datos que afecten a la intimidad de las personas, tengan una antigüedad de cincuenta años sobre la fecha del documento o de veinticinco, contados a partir de la fecha de la muerte del titular, si esta fecha es conocida.
3. Son documentos de acceso restringido:
a) Los documentos no sujetos en su tramitación al Derecho Administrativo.
Dentro de este apartado formarían parte los documentos semejantes a los siguientes:
- Documentos auxiliares de la gestión, como dossieres informativos.
- Correspondencia de la Alcaldía de carácter o contenido político no administrativo.
- Actas de reuniones de trabajo.
b) Todos los documentos que contengan datos que puedan afectar a la intimidad de las personas, a la seguridad y defensa del Estado o a la averiguación de los delitos. Series documentales que pertenecen a este apartado son:
- Expedientes sancionadores.
- Expedientes disciplinarios.
- Exámenes y currículum incluidos en los expedientes
de selección de personal.
- Expedientes personales.
- Partes médicos adjuntados a los justificantes de ausencia.
- Partes de baja.
- Expedientes de Salud Laboral.
- Expedientes de recursos.
- Recibos.
- Padrones de rentas y exacciones.
- Padrón municipal de habitantes.
- Hojas de tomas de datos a efectos estadísticos.
- Expedientes de Quintas.
- Expedientes de solicitudes de ayudas asistenciales.
- Informes sociales.
- Parte de Policía Local.
- Informes de Policía Local cuando aparecen nombres de personas físicas o jurídicas en relación con un delito o se detalla su situación familiar o socioeconómica.
- Expedientes de solicitudes de tarjetas de armas.
- Expedientes de denuncias.
Y, en general, todos aquellos documentos de carácter nominativo que contengan datos pertenecientes a la intimidad de las personas.
c) Todos aquellos documentos de carácter nominativo que no contengan datos pertenecientes a la intimidad de las personas.
Pertenecen a este grupo series documentales tales como:
- Expedientes de solicitud de licencia de obra.
- Expedientes de solicitud de apertura.
Artículo 24. Acceso a los documentos.
1. Los ciudadanos tienen derecho a la consulta de los documentos conservados en el archivo municipal, de acuerdo con lo previsto en el artículo 35.h y 37 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común.
2. El acceso a los documentos contemplados en el artículo 22.3 a) de este Reglamento queda reservado a las oficinas, funcionarios o miembros de la Corporación para quienes resulte necesaria la consulta de los mismos por entrar directamente en el ámbito de sus competencias.
3. El acceso a los documentos contemplados en el artículo 22.3 b) queda reservado a los titulares de los mismos y a las oficinas, funcionarios o miembros de la Corporación que, o bien intervinieron en su tramitación, o bien tengan competencia directa en la materia que tratan dichos documentos. Si se trata de miembros de la Corporación, las únicas limitaciones de acceso serán las que establezca la legislación vigente.
4. El derecho de acceso a los documentos contemplados en el artículo 24.3 c) podrá ser ejercido, además de por el titular, por terceros que acrediten interés legítimo y directo.
El acceso a estos documentos será libre para las oficinas municipales, funcionarios y miembros de la Corporación, siempre y cuando lo hagan en el ejercicio de sus competencias.
El acceso a estos documentos podrá ser denegado de acuerdo con el artículo 37.4 de la Ley 30/1992.
5. Si alguno de los expedientes incluidos en el artículo 22.2 c) de este reglamento contuviese documentos clasificados como del grupo 22.3 b) (expedientes sancionadores, expedientes de denuncia o recurso), éstos deberán retirarse del expediente objeto de la consulta antes de ser mostrados a terceros, salvo que los consultores fueran miembros de la Corporación.
6. Se considera que tienen interés legítimo y directo en la consulta de los expedientes de solicitud de licencia de obra o de apertura las siguientes personas:
- Propietarios actuales.
- Inquilinos o arrendatarios.
- Presidentes de comunidad de vecinos.
- Propietarios de edificios o comercios colindantes.
- Técnicos que actúen en nombre de la propiedad o de los mencionadas anteriormente.
7. En todos los procedimientos que se contemplan en los artículos 24, 25, 26 y 27 de este reglamento. La denegación del acceso a los documentos se hará por resolución motivada de la Comisión de Gobierno Municipal.
8. El servicio de archivo atenderá las consultas dentro del horario de atención al público establecido para todas las oficinas municipales. Fuera de ese horario no se podrá acceder ni utilizar sus instalaciones, salvo causas de fuerza mayor y en presencia del personal del archivo.
Artículo 25. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de los ciudadanos.
1. El acceso se realizará mediante presentación en el registro general del Ayuntamiento de una solicitud en la que se describa el documento que se desea consultar o la información que se precise. La oficina responsable de la tramitación de dicho documento será la encargada de solicitar al servicio de archivo la documentación pertinente para facilitar al ciudadano la información solicitada.
2. Para consultar un documento de carácter nominativo no siendo titular del mismo, deberá adjuntarse a la solicitud un documento acreditativo del interés legítimo en la consulta.
Artículo 26. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de los investigadores.
1. De acuerdo con la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante podrán realizar petición específica sobre la materia objeto de investigación.
2. Los investigadores tendrá acceso a todos los documentos que se conserven en el archivo general administrativo, con el fin de completar investigaciones cuantitativas en las que no vaya hacerse mención de los datos cualitativos de las personas afectadas, y previo compromiso por escrito de que se garantizará debidamente la intimidad de las personas.
3. No obstante, de los documentos de acceso restringido no se facilitarán copias.
4. Para la obtención de copias deberán cumplimentar el recibo correspondiente y pagar la tasa estipulada para ello.
5. Condiciones de la consulta:
- La documentación será consultada en la sala habilitada al efecto, que estará abierta al público en general.
- No se permitirá la entrada de investigadores y usuarios al depósito de documentos.
- La solicitud de la documentación se hará por medio de hojas de solicitud de consulta (anexo IV), cuyos datos deberá rellenar el investigador y suscribirlos con su firma.
- El usuario facilitará cuantos datos se precisen para facilitar al archivo general administrativo la confección de ficheros de investigadores, temas estudiados, etc.
6. Los investigadores autorizados y usuarios en general estarán obligados a respetar el horario y las normas de funcionamiento del archivo. Asimismo, deberán entregar copia del trabajo realizado, que pasará a formar parte del fondo bibliográfico del archivo.
7. El acceso podrá ser denegado según lo dispuesto en el artículo 37.4 de la Ley 30/1992.
Artículo 27. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de los miembros de la Corporación.
1. El acceso a los documentos por parte de los miembros de la Corporación está regulado por los artículos 14, 15 y 16 del Reglamento de Organización y Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
2. Los concejales pueden acceder a los documentos por medio de la consulta directa en el propio archivo o utilizando el sistema de préstamo. En este caso, sólo tendrán que cumplimentar el impreso en hoja de préstamo.
Artículo 28. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de las oficinas municipales.
28.1. Consulta.
1. La consulta de documentos por parte de las distintas unidades administrativas se regirá por el procedimiento establecido en las normas de acceso que se elaboren al respecto.
2. De todas las consultas realizadas quedará constancia en el archivo mediante la hoja de solicitud de consulta (anexo II).
3. Todas las consultas quedarán registradas en el correspondiente registro de consultas que se llevará en el archivo general administrativo.
28.2. Préstamo.
1. Los documentos del archivo general administrativo sólo podrán ser prestados a los servicios administrativos municipales y a los miembros de la Corporación en los términos establecidos en los artículos 14, 15 y 16 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
2. El procedimiento de préstamo será mediante la cumplimentación de una hoja de solicitud de préstamo (anexo III), en la que quede identificado el solicitante, la unidad administrativa a la que pertenece, el documento requerido con su signatura de localización y la fecha de solicitud. Esta petición quedará validada con la firma del interesado.
3. La formalización del préstamo será efectiva con la entrega del documento solicitado y con la devolución de un ejemplar de la hoja de solicitud firmado por el archivero/ a, o persona en quien delegue.
4. En todo caso, en una misma hoja sólo podrá ser solicitado un único documento sea simple o compuesto (expediente o registro), por lo que se deberán cumplimentar tantas hojas como documentos requeridos. La búsqueda de información en los documentos solicitados será realizada por los peticionarios o interesados, no por el personal de archivo.
5. No se dejará en préstamo documentos separados de la unidad documental de que formen parte.
6. Cuando una oficina quiera solicitar el préstamo o consultar documentación de acceso restringido generado por otra unidad administrativa, necesitará la autorización por escrito del jefe de servicio que la ha transferido.
7. Los documentos prestados deberán devolverse al archivo en el plazo máximo de tres meses y en perfecto estado. Solo en casos excepcionales podrá ampliarse este plazo, previa petición razonada al archivo.
8. La responsabilidad en la custodia de los documentos en préstamo, mientras permanezcan fuera del archivo, corresponde a los peticionarios. Una vez devueltos se deberá firmar el apartado de "Devolución" de la hoja de solicitud de préstamo, tanto por el peticionario como por el archivero, o persona en quien delegue. A partir de ese momento de nuevo el servicio de archivo asume su custodia y conservación.
Anualmente el archivero/a informará al Ayuntamiento pleno correspondiente sobre las infracciones realizadas en este sentido para que se adopten las medidas que se consideren oportunas contra el responsable.
9. Los expedientes, libros o documentos custodiados en el archivo general administrativo no podrán salir de las dependencias municipales, salvo en lo siguientes casos:
a) Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia.
b) Cuando se acuerde su reproducción a través de microformas, disco óptico o cualquier otro sistema convenido.
c) Para ser encuardernados cuando el formato del documento lo requiera.
d) Para ser sometidos a procesos de restauración.
e) Para la realización de exposiciones.
En todos los casos se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservación de los documentos, así como el reintegro de los mismos.
10. De todo documento original remitido a los tribunales de justicia o a un organismo público se dejará fotocopia o copia autorizada en el archivo, según lo dispuesto en el artículo 171.2 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.
11. El servicio de archivo podrá adoptar las medidas que considere precisas para impedir cualquier merma en el patrimonio documental por la negligencia en la conservación de la documentación prestada. Y si es el caso, podrá denegar la salida temporal de documentación del archivo, con la autorización de la Concejalía Delegada de Presidencia. La unidad administrativa solicitante podrá optar, entonces, por consultar la documentación directamente en las dependencias del archivo.
12. Todos los prestamos quedarán registrados en el correspondiente registro de préstamos que se llevará en el archivo general administrativo.
Artículo 29. Procedimiento de acceso a los documentos por parte de otras administraciones.
1. El acceso a los documentos municipales por parte de otras Administraciones está regulado por el artículo 4.2 de la Ley 30/1992.
2. No obstante, para acceder a los fondos clasificados como restringidos deberá presentarse en el archivo documento de solicitud firmado por el responsable del departamento que formule la consulta.
3. En lo relativo a la consulta de datos sujetos al secreto estadístico se estará a lo regulado en el artículo 15 de la Ley 17/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública.
Artículo 30. Información y difusión.
El archivo se halla igualmente al servicio de la investigación y la cultura, por lo que deberán promoverse actividades divulgativas y pedagógicas que den a conocer a vecinos y escolares el patrimonio de su municipio.
Asimismo, el Ayuntamiento debe promover la publicación de instrumentos de información y descripción de los fondos documentales del archivo.
Disposiciones finales:
Primera
1. Se autoriza a la Alcaldía para dictar cuantas disposiciones sean precisas para el desarrollo de este reglamento.
2. El archivo general administrativo podrá elaborar instrucciones para la aclaración, desarrollo o interpretación de este reglamento.
Segunda
1. El presente reglamento será de obligado cumplimiento por todo el personal del Ayuntamiento en la medida de sus funciones y actividades.
2. Para lo no establecido en el presente articulado regirá lo dispuesto en la legislación vigente.
Tercera
Este reglamento entrará en vigor a los quince días de su publicación en el Boletín Oficial de la Provincia de Granada.
Lo que se hace público para general conocimiento.
Granada, 5 de DICIEMBRE de 2003. El Alcalde P.D., El Teniente de Alcalde Delegado de Presidencia, Relaciones Institucionales y Contratación, fdo.: Sebastián Pérez Ortiz.
