(Se incluye Real Decreto 136/2010, de 12 de febrero, por el que se modifica el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro. BOE núm. 49, 25/02/2010)
( Se incluye derogatoria por Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.BOE núm. 278, de 18 de noviembre de 2009)
(Se incluye modificaciones por Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificados por los ciudadanos. BOE núm. 51, de 28 de febrero de 2003)
BOE núm. 122 de 22 de Mayo de 1999
Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.
La aportación más trascendental y positiva de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJ-PAC) es -como con rara unanimidad se ha reconocido en todos los ámbitos- la consagración de una serie de derechos del ciudadano en sus relaciones con las Administraciones públicas, que se reflejan en el propio texto legal.
Entre tales derechos destaca, por su importancia, el reconocido en el artículo 35.c) de la citada Ley en cuanto faculta a los ciudadanos a obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento. A ello debe añadirse la previsión que efectúa el artículo 70 acerca de la expedición por las Administraciones de recibos de las solicitudes, escritos y comunicaciones presentados por los ciudadanos y la posibilidad, consagrada por el artículo 46, de que los órganos que reglamentariamente tengan atribuida tal competencia en cada Administración pública, expidan copias auténticas de documentos públicos y privados, lo que constituye una de las novedades más reseñables de la Ley 30/1992. Todas estas previsiones, junto con la nueva regulación de los lugares de presentación de documentos en el artículo 38, configuran los pilares básicos del marco en el que ha de desarrollarse en buena medida la participación de los ciudadanos en la tramitación de los procedimientos y actuaciones de la Administración que les atañen.
Precisamente este último precepto ha sido objeto de una importante modificación operada por la reciente Ley 4/1999, de 13 de enero, de modificación de la Ley 30/1992, que introduce en el texto un nuevo apartado 5 en el que, por una parte se dispone expresamente que las copias de documentos que deban efectuarse para satisfacer los derechos reconocidos a los ciudadanos en el artículo 35.c) deberán expedirse no sólo por los registros de los órganos administrativos a los que se dirijan, sino también por los de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas o a la de alguna de las entidades que integran la Administración local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio; y, por otro lado, se distinguen con claridad dos supuestos sustancialmente diferentes: la emisión de copias de documentos que deben remitirse al órgano destinatario junto con la solicitud, escrito o comunicación al que acompañen, devolviéndose el original a ciudadano y la de aquéllas que, por el contrario, deben entregarse a éste, cuando el original deba obrar en el procedimiento.
Es clara la importancia que reviste la puntualización y clarificación de los aspectos que acaban de reseñarse, a fin de conseguir una verdadera transformación de la posición del ciudadano en sus relaciones con la Administración pública. Pero, además, la necesidad de la norma que se promulga resulta indiscutible a la luz de las múltiples quejas y sugerencias presentadas al amparo del Real Decreto 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los servicios de información administrativa y de atención al ciudadano, y que no son sino reproducción de las que en los últimos años se dirigieron al Defensor del Pueblo viéndose reflejadas en los sucesivos Informes de dicha Institución a las Cortes Generales. Tales quejas y reclamaciones obedecen a las disfunciones que una deficiente comprensión de los mencionados preceptos legales -en cierta medida debida a su relativa oscuridad- ha provocado en el funcionamiento de las Administraciones. Por otra parte, dicha necesidad se ve acreditada por el hecho de que en los últimos tiempos viene proliferando la suscripción, al amparo del artículo 38.4.b) de la Ley 30/1992, de convenios con Entidades locales y con las Comunidades Autónomas que avanzan en la construcción del sistema global e intercomunicado de registros que pretende la citada Ley.
Por ello, este Real Decreto desarrolla los artículos 35.c), 38, 46 y 70.3 de la Ley 30/1992 y aborda, si bien exclusivamente en el ámbito propio de la Administración General del Estado, los restantes aspectos mencionados que instauran un sistema caracterizado por las siguientes notas:
a.La ampliación de los lugares de presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones. La Ley 30/1992 habilita a los ciudadanos a presentarlos en todos los registros de cualesquiera órganos administrativos que pertenezcan a la Administración General del Estado o a alguna de las Administraciones de las Comunidades Autónomas, con independencia de la Administración Pública y del órgano o entidad al que se dirigen. También los registros de las entidades que integran al Administración local pueden servir como lugares de presentación de comunicaciones dirigidas a otra administración siempre que previamente hayan suscrito un convenio al efecto.
b.Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración. A estos efectos, el artículo 70 de la LRJ-PAC reconoce a los ciudadanos el derecho a que se les expida un recibo acreditativo de la fecha de presentación, admitiéndose como tal una copia en la que figure la fecha de presentación anotada. Se refiere exclusivamente a solicitudes, escritos y comunicaciones: y no a los documentos que acompañen a éstas. En el presente Real Decreto se contempla en el capítulo II.
c.Aportación de documentos originales al expediente. El capítulo III recoge en primer lugar la innovación introducida en la primera parte del párrafo c) del artículo 35, al reconocer el derecho a obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales. El legislador soluciona una laguna de la anterior normativa: cuando el ciudadano -por razón de la regulación procedimental específica- debía aportar los documentos originales junto con su solicitud no tenía constancia o acreditación alguna de que tales documentos habían sido entregados y estaban en poder de la Administración. Conforme a la Ley 30/1992, el ciudadano tiene derecho a quedarse con una copia sellada de tales documentos, que le permita acreditar la razón de la no tenencia del documento entregado y facilite el ejercicio de derechos como el de la no presentación de los documentos que ya hubiera aportado a la Administración actuante.
d.Expedición de copias compulsadas de los documentos originales. La segunda parte del párrafo c) del artículo 35 reconoce el derecho a la devolución de los documentos originales salvo cuando deban obrar en el procedimiento. En el supuesto de que la norma procedimental no exija la aportación de documentos originales, se debe proceder al cotejo de original y copia y la devolución del original al ciudadano: quedando la copia compulsada incorporada a la correspondiente solicitud, escrito o comunicación. Esta materia se aborda igualmente en el capítulo III.
e.Copias auténticas de documentos públicos. Finalmente, el artículo 46 establece una figura totalmente novedosa: las copias auténticas, distintas de las anteriores por su función certificante, y su independencia con respecto a la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones. El capítulo III finaliza abordando parcialmente su regulación, exclusivamente por lo que se refiere a la emisión de copias auténticas de documentos públicos administrativos. Queda, por el contrario, fuera de los contenidos normativos de este Real Decreto el desarrollo de los aspectos referidos a la expedición de copias auténticas de documentos privados, por exceder esta cuestión de los objetivos propios de la norma.
Se abordan, además, en el capítulo IV, las cuestiones referidas a la presentación de solicitudes redactadas en lenguas oficiales distintas del castellano y a la emisión de copias de documentos igualmente redactados en dichas lenguas, como complemento necesario de la regulación anterior.
Finalmente, el Real Decreto establece, en su capítulo V y en sus disposiciones adicionales el régimen básico de funcionamiento de los registros de la Administración General del Estado, declarando en primer lugar que tales unidades reúnen el carácter de órganos administrativos al amparo de lo dispuesto en la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, y estableciendo a continuación reglas relativas a la creación, modificación y extinción de las oficinas registrales; a la distinción entre registros generales y auxiliares; a las funciones de unos y otros en cuanto a la recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones y a la expedición de recibos de presentación de dichos documentos y de las copias de los demás que se acompañen por los ciudadanos; al régimen de días y horarios de apertura; a la publicación anual de una relación de las oficinas de registro de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos y al establecimiento de un sistema de codificación unificada de dichas oficinas que haga posible su interconexión informática; así como a las oficinas de registro que puedan existir en entidades de derecho público.
En definitiva, el Real Decreto que se promulga tiene como objetivo mejorar y facilitar las relaciones de los ciudadanos con la Administración General del Estado, lo que es tanto como promover una mayor calidad y eficacia de la actividad administrativa.
En su virtud, a propuesta del Ministro de Administraciones Públicas, de acuerdo con el dictamen del Consejo de Estado y previa deliberación del Consejo de Ministros en su reunión del día 7 de mayo de 1999,
DISPONGO:
Capítulo I.Disposiciones de carácter general
Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación.
El presente Real Decreto, en desarrollo de los artículos 35.c), 38, 46 y 70.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, regula, en el ámbito de la Administración General del Estado:
Según modificación presentada por el Real Decreto 136/2010, de 12 de febrero. BOE núm. 49, 25/02/2010): se modifica el párrafo a) del artículo 1, donde dice:
a.La presentación por los ciudadanos de solicitudes, escritos y comunicaciones as como de los documentos que las acompañen, dirigidas a las Administraciones públicas.
debe decir: El párrafo a) del artículo 1 queda redactado del siguiente modo:
«a) La presentación por los ciudadanos de solicitudes, escritos y comunicaciones, así como de los documentos que las acompañen, dirigidas a las Administraciones públicas.
Las declaraciones responsables y comunicaciones previas, reguladas en el artículo 71 bis de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, se entienden incluidas en el ámbito de aplicación del presente real decreto.»
b.El ejercicio por los ciudadanos de sus derechos a la obtención de un recibo de las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a las Administraciones públicas; a la expedición por la Administración General del Estado de copias selladas de los documentos originales que aporten y deban obrar en el procedimiento; así como a la devolución de los documentos originales previa compulsa de sus copias cuando aquéllos no deban obrar en el procedimiento.
c.La expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos.
d.El régimen de las oficinas de registro.
El presente Real Decreto no es de aplicación a la expedición de copias auténticas de documentos privados y de documentos públicos no administrativos, que se regirá por la correspondiente normativa que sea de aplicación.
Capítulo II.Presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones
Artículo 2. Lugares de presentación.
1. Los ciudadanos tienen derecho a presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a los órganos de cualquier Administración pública o de las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de ellas, as como la documentación complementaria que acompañen a aquéllas, en cualquiera de los siguientes lugares del ámbito de la Administración General del Estado:
a.En las oficinas de registro del órgano administrativo al que se dirijan.
En las oficinas de registro de cualquier órgano administrativo perteneciente a la Administración General del Estado, o de los Organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla.
b.En las oficinas de correos, en la forma establecida reglamentariamente.
c.En las representación diplomáticas y oficinas consulares de España en el extranjero.
d.En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
2. Asimismo, los ciudadanos pueden presentar solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración General del Estado y a Sus Organismos públicos en los siguientes lugares:
a.En los registros de las Administraciones de las Comunicaciones Autónomas.
b.En los registros de las entidades que integran la Administración local: siempre que previamente se haya suscrito el correspondiente convenio.
Según modificación presentada por el Real Decreto 136/2010, de 12 de febrero. BOE núm. 49, 25/02/2010): Se añade una letra c) al apartado 2 del artículo 2, con la siguiente redacción:
«c) A través de la ventanilla única regulada en el artículo 18 de la Ley 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio en relación solamente con los servicios incluidos en el ámbito de aplicación de dicha norma.»
Artículo 3. Medios de presentación.
1. La presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos en cualquiera de los lugares previstos en el apartado 1 del artículo anterior se podrá efectuar por los siguientes medios:
a.En soporte papel.
b.Por medios informáticos, electrónicos o telemáticos, de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado.
2. En las oficinas de registro a las que se refiere el artículo 2.1.a) y b) se pondrá a disposición de aquéllas personas que pretendan la presentación simultánea de un número superior a 10 solicitudes, escritos o comunicaciones un modelo para que relacionen aquéllas, numerándolas y especificando la identidad de los interesados, los órganos destinatarios así como un extracto de los contenidos.
Artículo 4. Efectos de la presentación.
1. La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración General del Estado y a sus Organismos públicos en los lugares previstos en el artículo 2 de este Real Decreto producirá efectos, en su caso, en cuanto al cumplimiento de los plazos de los ciudadanos.
2. La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones a las que se refiere el apartado anterior en las oficinas de registro del órgano competente para su tramitación producirá como efecto el inicio del cómputo de los plazos que haya de cumplir la Administración, y en particular del plazo máximo para notificar la resolución expresa.
A este respecto, en el ámbito de los Departamentos ministeriales se entiende por registro del órgano competente para la tramitación cualquiera de los pertenecientes al departamento competente para iniciar aquélla, con la excepción de los correspondientes a sus Organismos públicos.
No obstante, en los procedimentos iniciados a solicitud del interesado cuya tramitación y resolución corresponda a órganos integrados en el Órgano Central del Ministerio de Defensa, Estado Mayor de la Defensa y Cuarteles Generales de los Ejércitos, el plazo para resolver y notificar se contará desde la fecha en que la solicitud haya tenido entrada en los registros de los citados órganos.
Según modificación presentada por el Real Decreto 136/2010, de 12 de febrero. BOE núm. 49, 25/02/2010): se modifican los apartados 1 y 2 del artículo 5, donde dice:
Artículo 5. Modelos y sistemas normalizados de solicitud.
1. Cuando se estime conveniente para facilitar a los ciudadanos la aportación de los datos e informaciones requeridos o para simplificar la tramitación del correspondiente procedimiento, el órgano competente para su instrucción o resolución podrá establecer modelos normalizados de solicitud. En todo caso, deberán establecerse tales modelos cuando concurra la circunstancia señalada en el artículo 70.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
2. Los modelos a los que se refiere el apartado anterior podrán integrarse en sistemas normalizados de solicitud que permitan la transmisión por medios telemáticos de los datos e informaciones requeridos siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos contemplados en el artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado. Los sistemas normalizados de solicitud deberá establecerse por Orden del titular del Ministerio correspondiente, previo informe favorable del Ministerio de Administraciones Públicas.
debe decir:
Los apartados 1 y 2 del artículo 5 quedan redactados del siguiente modo:
«1. Cuando se estime conveniente para facilitar a los ciudadanos la aportación de los datos e informaciones requeridos o para simplificar la tramitación del correspondiente procedimiento, el órgano competente para su instrucción o resolución podrá establecer modelos normalizados de solicitud. En todo caso, deberán establecerse tales modelos cuando concurra la circunstancia señalada en el artículo 70.4 o en relación con las comunicaciones previas y declaraciones responsables a las que se refiere el artículo 71 bis, ambos artículos de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
2. Los modelos a los que se refiere el apartado anterior podrán integrarse en sistemas normalizados de solicitud que permitan la transmisión por medios electrónicos de los datos e informaciones requeridos siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos contemplados en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, así como en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, y las medidas de seguridad informática contempladas en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre. Los sistemas normalizados de solicitud deberán establecerse por orden del titular del Ministerio correspondiente, previo informe favorable del Ministerio de la Presidencia.»
Artículo 6. Recibos de presentación.
1. La expedición de los recibos acreditativos de la fecha de presentación de cualquier solicitud, escrito o comunicación, a los que se refiere el artículo 70.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en los lugares señalados en el artículo 2.1 de este Real Decreto, se efectuará en el mismo momento de la presentación de la solicitud, escrito o comunicación.
2. Cuando la solicitud, escrito o comunicación esté en soporte papel y la presentación se efectúe por el ciudadano o su representante acompañando una copia, el recibo consistirá en la mencionada copia en la que se hará constar el lugar de presentación, así como la fecha. En este supuesto, el órgano competente para expedir el recibo deberá verificar la exacta concordancia entre el contenido de la solicitud, escrito o comunicación original y el de su copia.
Si el ciudadano o su representante no la aportase, el órgano competente podrá optar por realizar una copia de la solicitud, escrito o comunicación con iguales requisitos que los señalados en el párrafo anterior o por la expedición de un recibo en el que además conste el remitente, el órgano destinatario y un extracto del contenido de la solicitud, escrito o comunicación.
3. Cuando en los supuestos previstos en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado, el ciudadano efectúe la presentación a través de soportes, medios o aplicaciones informáticas, electrónicas o telemáticas, el recibo se expedirá de acuerdo con las características del soporte, medio o aplicación y deberá reunir los requisitos expresados en los apartados anteriores.
Capítulo III. Expedición de copias de documentos
Artículo 7. Aportación de documentos originales al procedimiento.
1. Cuando las normas reguladoras del correspondiente procedimiento o actuación administrativa requieran la aportación de documentos originales por los ciudadanos, éstos tendrán derecho a la expedición por las oficinas de registro de una copia sellada del documento original en el momento de su presentación. Las oficinas de registro no estarán obligadas a expedir copias selladas de documentos originales que no acompañen a las solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas por el ciudadano.
2. Para el ejercicio de este derecho el ciudadano aportará, junto con el documento original, una copia del mismo. La oficina de registro cotejará la copia y el documento original, comprobando la identidad de sus contenidos, unirá el documento original a la solicitud, escrito o comunicación al que se acompañe para su remisión al órgano destinatario y entregará la copia al ciudadano, una vez diligenciada con un sello en el que consten los siguientes datos:
a.Fecha de entrega del documento original y lugar de presentación.
b.Órgano destinatario del documento original y extracto del objeto del procedimiento o actuación para cuya tramitación se aporta.
La oficina de registro llevará un registro expresivo de las copias selladas que expida, en el que anotará los datos señalados en el párrafo anterior.
3. La copia sellada acreditará que el documento original se encuentra en poder de la Administración correspondiente, siendo válida a los efectos del ejercicio por el ciudadano del derecho reconocido en el artículo 35.f) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, así como para solicitar, en su caso, la devolución del documento original una vez finalizado procedimiento o actuación o de acuerdo con lo que disponga la normativa de aplicación.
La copia sellada será entregada a la Administración correspondiente en el momento en que el documento original sea devuelto al interesado. Si se produjera la pérdida o destrucción accidental de la copia, su entrega se sustituirá por una declaración aportada por el ciudadano en la que exponga por escrito la circunstancia producida.
Artículo 8. Aportación de copias compulsadas al procedimiento.
1. Cuando las normas reguladoras de un procedimiento o actividad administrativa requieran a aportación de copias compulsadas o cotejadas de documentos originales, el ciudadano podrá ejercer su derecho a la inmediata devolución de estos últimos por las oficinas de registro en las que se presente la solicitud, escrito o comunicación a la que deba acompañar la copia compulsada, con independencia del órgano, entidad o Administración destinataria. Las oficinas de registro no estarán obligadas a compulsar copias de documentos originales cuando dichas copias no acompañen a solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas por el ciudadano.
2. Para el ejercicio de este derecho el ciudadano aportará, junto con el documento original, una copia del mismo. La oficina de registro realizará el cotejo de los documentos y copias, comprobando la identidad de sus contenidos, devolverá el documento original al ciudadano y unirá la copia, una vez diligenciada con un sello o acreditación de compulsa, a la solicitud, escrito o comunicación a a que se acompañe para su remisión al destinatario.
El sello o acreditación de compulsa expresará la fecha en que se practicó así como la identificación del órgano y de la persona que expiden la copia compulsada.
3. La copia compulsada tendrá la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se trate, sin que en ningún caso acredite la autenticidad del documento original.
Según modificación presentada por el Real Decreto 136/2010, de 12 de febrero. BOE núm. 49, 25/02/2010): Se añade un nuevo apartado en el artículo 8, con la siguiente redacción:
«4. En el acceso a las actividades de servicios, en el caso de documentos emitidos por una autoridad competente, según la definición de ésta establecida por el artículo 3, apartado 12, de la Ley 17/2009, de 23 de noviembre, sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio, no se exigirá la presentación de documentos originales o copias compulsadas ni traducciones juradas, salvo en los casos previstos por la normativa comunitaria, o justificados por motivos de orden público y de seguridad pública. No obstante, la autoridad competente podrá recabar de otra autoridad competente la confirmación de la autenticidad del documento aportado.»
Artículo 9. Copias auténticas de documentos públicos administrativos
1. Los ciudadanos podrán, en cualquier momento, solicitar la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos que hayan sido válidamente emitidos por los órganos de la Administración General del Estado y por los organismos públicos vinculados o dependientes de ella.
Las copias auténticas de los documentos públicos administrativos tienen la misma validez y eficacia que éstos, produciendo idénticos efectos frente a las Administraciones públicas y los interesados.
2. La expedición se solicitará al órgano administrativo o al Organismo público que emitió el documento original. Dicho órgano expedirá la copia previa comprobación en sus archivos de la existencia del original o de los datos en el contenidos.
En el supuesto de que, por el tiempo trancurrido, el documento original o los datos en el contenidos obrasen en un archivo general, histórico y organismo similar, la solicitud será cursada al correspondiente archivo para la expedición, en su caso, de la copia auténtica.
La copia auténtica podrá consistir en la transcripción íntegra del contenido del documento original o en una copia realizada por cualesquiera medios informáticos, electrónicos o telemáticos. En ambos casos figurará la acreditación de la autenticidad de la copia identificando el órgano, archivo y organismo que la expide y la persona responsable de la expedición.
3. La copia auténtica de aquellos documentos que contengan datos nominativos podrá ser solicitada por los titulares de tales datos o por terceros que acrediten un interés ilegítimo en su obtención. Cuando el documento contenga datos personales que pudieran afectar a la intimidad de los titulares la copia sólo podrá ser solicitada por éstas. Si los datos contenidos en el documento afectarán también a la intimidad de personas diferentes del solicitante, sólo se expedirá la copia previo consentimiento de los restantes afectados.
4. La solicitud podrá ser denegada por resolución motivada que pondrá fin a la vía administrativa cuando concurran razones de protección del interés público o de protección de intereses de terceros, cuando así lo disponga una norma legal o reglamentaria y, en todo caso, en los siguientes supuestos:
a.Inexistencia o pérdida del documento original o de los datos en el contenidos.
b.Copias de documentos emitidos en el curso de la investigación sobre delitos, cuando la expedición de la copia pudiera poner en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando.
c.Copias de documentos, que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.
d.Copias de documentos que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno de la Nación en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas al Derecho administrativo.
e.Copias de documentos que contengan información sobre materias protegidas por el secreto comercial o industrial, así como relativa a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.
f.Copias de documentos que contengan datos sanitarios personales, en aquellos casos en que las disposiciones específicas que los rigen impidan ejercer el derecho de acceso.
5. En el plazo máximo de un mes contado desde la recepción de la solicitud deberán expedirse las copias auténticas o notificarse la resolución que deniegue las mismas.
6. La expedición de copias auténticas de documentos que obren en los Registros Civil, Mercantil, de la Propiedad, de Venta a Plazos de Bienes Muebles, de Hipoteca Mobiliaria y Prenda sin Desplazamiento, de Condiciones Generales de la Contratación, la Propiedad Intelectual, Central de Penados y Rebeldes, de la Oficina Española de Patentes y Marcas, así como en los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas, se regirá por las disposiciones específicas reguladoras de dichos Registros.
Según modificaciones presentadas por Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, BOE núm. 51, de 28 de febrero de 2003 se añade un capítulo IV quedando tal y como sigue.
Capítulo IV. Comunicaciones y documentos en lenguas cooficiales
Artículo 10. Solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos en lenguas cooficiales
1. Las solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a órganos radicados en el ámbito territorial de una Comunidad Autónoma con lengua cooficial podrán estar redactados en dicha lengua o en castellano; debiendo en ambos casos ser admitida su presentación en cualquier oficina de registro de la Administración General del Estado y de sus Organismos públicos. Cuando la oficina de Registro en que se presenten esté situada fuera del ámbito territorial de vigencia de la lengua cooficial, se expedirá en todo caso una copia de la solicitud, escrito o comunicación como recibo acreditativo de su presentación de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 de este Real Decreto.
2. Para la expedición de copias selladas o compulsadas de documentos redactados en lenguas cooficiales aportados o presentados junto con una solicitud, escrito o comunicación, las oficinas de registro situadas fuera del ámbito territorial de vigencia de la lengua cooficial realizarán siempre la copia con sus propios medios.
Capítulo V. Oficinas de registro
Artículo 11. Consideración como órganos administrativos.
1. Las oficinas de registro de la Administración General del Estado son unidades administrativas que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5.2 de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, tienen la consideración de órgano administrativo por, tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros.
2. Su creación, modificación o supresión se efectuará de acuerdo con las reglas establecidas en el artículo 67 de la Ley 6/1997, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado.
Las oficinas de registro de las Delegaciones y sus delegaciones del Gobierno y de los servicios territoriales en ellas integrados se crean, modifican o suprimen por Orden del Ministro de Administraciones Públicas.
3. En las órdenes de creación, modificación o supresión se expresará el carácter general o auxiliar de la correspondiente oficina de registro.
4. La creación, modificación o supresión de oficinas de registro de los Organismos públicos se efectuarán de conformidad con lo que dispongan sus normas reguladoras.
Artículo 12. Oficinas de registro generales y auxiliares.
1. Tienen la consideración de oficina de registro general aquellas que ejercen funciones de recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o varios órganos administrativos. Todo órgano administrativo tendrá asignada una única oficina de registro general, sin perjuicio de que ésta tenga tal carácter para varios órganos administrativos.
2. Tienen la consideración de oficinas de registro auxiliares aquellas que, ejerciendo idénticas funciones y para los mismos órganos administrativos que la oficina de registro general, se encuentran situadas en dependencias diferentes de aquélla. De cada oficina de registro general podrán depender varias oficinas de registro auxiliares.
3. Las oficinas de registro auxiliares remitirán copia de la totalidad de los asientos que practiquen a la correspondiente oficina de registro general, siendo esta última la que ejerce las funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
4. La instalación en soporte informático de las oficinas de registro garantizará la plena interconexión e integración de las de carácter general y las respectivas oficinas de carácter auxiliar: estableciendo una única numeración correlativa de los asientos en función del orden temporal de recepción o salida. En el caso de que la numeración de los registros auxiliares y del registro general no sea única, la generada por aquéllos llevará incorporado el código de la oficina de registro auxiliar. En todo caso los asientos incluirán la fecha, expresada con ocho dígitos para el día, mes y año; y la hora, expresada con seis dígitos para la hora, minutos y segundos, además de los restantes datos especificados en el artículo 38.3 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Artículo 13. Funciones de las oficinas de registro.
Las oficinas de registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, desarrollan las siguientes funciones:
a.La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier órgano o entidad de cualquier Administración pública: de conformidad con lo dispuesto en los artículos 2 y 3 de este Real Decreto.
b.La expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones; de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 6 de este Real Decreto.
c.La anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones; de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
d.La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, órganos o unidades destinatarias; de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
e.La expedición de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos deban aportar junto con una solicitud, escrito o comunicación as como el registro de dicha expedición: todo ello de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 de este Real Decreto.
f.La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por los interesados; según lo establecido en el artículo 8 de este Real Decreto.
g.Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
Según modificaciones presentadas por Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, BOE núm. 51, de 28 de febrero de 2003 queda redactada la disposición adicional primera tal y como sigue:
Disposición adicional primera. Días y horarios de apertura, relación y codificación de las oficinas de registro.
1. El régimen de días y horarios de apertura de las oficinas de registro de la Administración General del Estado y de sus Organismos públicos se establecerá por el Ministerio de Administraciones Públicas mediante resolución de la Secretaria de Estado para la Administración Pública que regulará, previa audiencia de los Departamentos ministeriales afectados, las especialidades precisas en relación con los Organismos públicos de ellos dependientes. No obstante lo anterior, los Subsecretarios de los Departamentos ministeriales y los Presidentes o Directores de los Organismos públicos podrán establecer un régimen de atención horaria superior al previsto en la mencionada resolución.
2. El Ministerio de Administraciones Públicas mantendrá permanentemente actualizada y publicará anualmente, mediante Resolución de la Secretaria de Estado para la Administración Pública, la relación de las oficinas de registro de la Administración General del Estado y de sus Organismos públicos, en la que figurarán sus sistemas de acceso y comunicación y los horarios de funcionamiento.
Las oficinas de registro incluidas en la relación se identificarán mediante un código, asignado de conformidad con el sistema de codificación unificada que se establezca mediante Resolución de la Secretaria de Estado para la Administración Pública, al objeto de posibilitar la transmisión telemática de los asientos registrales y de sus documentos asociados entre dichas oficinas.
3. Los Departamentos y Organismos comunicarán al Ministerio de Administraciones Públicas los datos correspondientes a sus oficinas de registro y las variaciones que se produzcan en las mismas.
[
<a name="7"></a>]Disposición adicional segunda. Oficinas de registro en entidades de derecho público.
Las entidades públicas empresariales y el resto de entidades de derecho público que no tengan la consideración de Organismo autónomo dispondrán de oficinas de registro cuando, de acuerdo con su norma de creación, tengan atribuido el ejercicio de potestades administrativas que requieran la existencia de dichos órganos. En este supuesto, las Oficinas de registro se regirán por lo dispuesto en el presente Real Decreto.
Disposición adicional tercera. Procedimientos tributarios y procedimientos instados ante misiones diplomáticas y oficinas consulares.
1. De acuerdo con lo establecido en la disposición adicional quinta de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los procedimientos tributarios y la aplicación de los tributos se regirán por su normativa especifica y, supletoriamente, por la Ley 30/1992 y el presente Real Decreto.
2. De conformidad con lo establecido en la disposición adicional undécima de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los procedimientos instados ante las Misiones diplomáticas y las Oficinas Consulares por ciudadanos extranjeros no comunitarios se regirán por su normativa específica y supletoriamente por el presente Real Decreto.
[
<a name="9"></a>]Disposición transitoria única. Unidades con funciones de registro existente.
Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 11, y 12 del presente Real Decreto, las unidades que desarrollen funciones de registro a la entrada en vigor del mismo y no hubieran sido creadas de acuerdo con lo establecido en los artículos antes citados tendrán la consideración de oficinas de registro, rigiéndose por lo dispuesto en este Real Decreto. En el plazo de seis meses contados desde la entrada en vigor del presente Real Decreto, los Ministerios y Organismos adoptarán las disposiciones precisas para regularizar la situación de dichas unidades.
Disposición derogatoria única. Derogación normativa.
Quedan derogadas todas las normas de igual o inferior rango en lo que contradigan o se opongan a lo dispuesto en el presente Real Decreto.
Disposición final única. Desarrollo y entrada en vigor.
1. Se autoriza al Ministro de Administraciones Públicas para dictar cuantas disposiciones sean precisas para el desarrollo del presente Real Decreto. Los Subsecretarios de los distintos Departamentos podrán dictar, en el ámbito de sus respectivas competencias y con sujeción a lo establecido en este Real Decreto y en sus disposiciones de desarrollo, las instrucciones precisas para su aplicación.
2. El presente Real Decreto entrará en vigor dos meses después de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Dado en Madrid a 7 de mayo de 1999.
- Juan Carlos R. -
El Ministro de Administraciones Públicas.
ANGEL ACERES PANIAGUA
