MINISTERIO DE TRABAJO Y ASUNTOS SOCIALES (BOE 136 de 7/6/2007)
Resolución de 25 de mayo de 2007, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de determinada documentación administrativa de la Secretaría de Estado de Servicios Sociales, Familias y Discapacidad, relativa a expedientes de subvenciones con cargo a la asignación tributaria del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de cuentas anuales de fundaciones asistenciales.
La Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español, regula las cuestiones relativas a la conservación del patrimonio documental como parte integrante del Patrimonio Histórico Español. Esta regulación exige a todas las instituciones que custodian bienes del patrimonio documental y bibliográfico que garanticen su conservación y protección manteniéndolos en lugares apropiados y debiendo recabar la autorización del órgano competente para excluir o eliminar todo o parte de los mismos mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria.
El artículo 58 de la Ley crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, como órgano encargado del estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, su integración en los archivos y el régimen de acceso e inutilidad administrativa de tales documentos, previendo, asimismo, la constitución de comisiones calificadoras en los Organismos públicos que así se determine.
La composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos se regularon por Real Decreto 139/2000, de 4 de febrero, y por la disposición adicional primera al Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, que establece el procedimiento para la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus Organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
Por orden TAS/23/2006, de 10 de enero, se creó la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, con competencia para acordar la iniciación del procedimiento de eliminación de documentos administrativos y, en su caso, la conservación de su contenido en soporte distinto del original en el que fueron producidos y elevar las propuestas de eliminación de documentos y series documentales a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
De acuerdo con el procedimiento establecido, la Secretaría de Estado de Servicios Sociales, Familias y Discapacidad presentó a la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Departamento para su valoración las series documentales siguientes:
Expedientes de subvenciones para la realización de programas de cooperación y voluntariado sociales con cargo a la asignación tributaria del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Subserie: Solicitudes de las subvenciones citadas que han sido denegadas, no obteniendo las entidades solicitantes subvención alguna (Expedientes denegados con resolución firme administrativa o judicial).
Expedientes de cuentas anuales de las fundaciones inscritas en el Registro de Fundaciones Asistenciales de competencia estatal.
Las propuestas de dictamen sobre estas series documentales fueron aprobadas por la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Departamento en su sesión del 23 de noviembre de 2006 y elevadas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que acordó los correspondientes dictámenes, en su reunión del 22 de febrero de 2007, en sentido favorable a la eliminación de los documentos que es objeto de la presente resolución.
En virtud de dicho acuerdo, así como en el ejercicio de las competencias que me están conferidas por el artículo 6 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, resuelvo:
Primero.-Ordenar la publicación en el Boletín Oficial del Estado de los dictámenes 1 y 2/2007, de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, relativos a series documentales de la Secretaría de Estado de Servicios Sociales, Familias y Discapacidad, que figuran en el anexo a esta resolución.
Segundo.-Autorizar la eliminación de la citada documentación, que se encuentra depositada en los archivos de las respectivas Unidades productoras, sujeta a los plazos, muestreos y demás formalidades previstos en los dictámenes.
Tercero.-Conforme a lo previsto en el artículo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el ya citado Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, la eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde la publicación de esta resolución en el Boletín Oficial del Estado, y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.
Cuarto.-Una vez producida la eficacia de la autorización que por esta resolución se acuerda, el proceso de destrucción debe ser inmediato, garantizando la seguridad de la documentación, y utilizando el método mas adecuado que haga imposible la reconstrucción de los documentos y la recuperación de cualquier información contenida en ellos. Los documentos que se van a destruir deben estar protegidos frente a posibles intromisiones externas hasta su destrucción, debiendo realizarse todas las operaciones de manejo y transporte por personal autorizado.
Quinto.-Contra la presente resolución podrá interponerse recurso de alzada ante el Ministro de Trabajo y Asuntos Sociales en el plazo de un mes a partir de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Madrid, 25 de mayo de 2007.-La Subsecretaria de Trabajo y Asuntos Sociales, Aurora Domínguez González.
| ANEXO Series documentales de la Secretaría de Estado de Servicios Sociales, Familias y Discapacidad |
| N.º dictamen CSCDA | Serie documental | Unidad Productora | Dictamen | Resolución |
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| 1/2007 | Título: Expedientes de subvenciones para la realización de programas de cooperación y voluntariado sociales con cargo a la asignación tributaria del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Subserie: Expedientes denegados con resolución firme administrativa o judicial. Fechas extremas: 1989 -1997. | Dirección General de Inclusión Social - Subdirección General de ONG y Voluntariado. | Favorable a la eliminación total, transcurrido un plazo mínimo de 10 años desde la finalización del expediente y dejando algún ejemplar de muestra. | Eliminar los años 1989 a 1997, dejando un ejemplar completo como testigo cada año. Al culminar el 31 de diciembre de 2007 el plazo de 10 años establecido para la eliminación del año 1997, eliminar dicho año a partir del 1 de enero de 2008. |
| 2/2007 | Título: Expedientes de cuentas anuales de las fundaciones inscritas en el Registro de Fundaciones Asistenciales de competencia estatal. Fechas extremas: 1997-1998. | Dirección General de Coordinación de Políticas Sectoriales sobre la Discapacidad - Subdirección General de Participación, Fundaciones y Entidades Tuteladas. | Desfavorable a la eliminación total. Favorable para la conservación selectiva: Conservar un año de cada diez y el primero y último de cada fundación. | Conservar el año 1997. Eliminar 1998, excepto los expedientes que coincidan con el primer año (constitución) y el último (extinción) de cada fundación. |
| CSCDA = Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. |
