Normativa: Autonómica Andaluza
Decreto 39/2017, de 1 de marzo, sobre libros de actas de acuerdos de órganos colegiados y de resoluciones de la presidencia de las entidades locales andaluzas, así como sobre registros de entrada y salida de documentos
Boletín Oficial de la Junta de Andalucía número 44 de 07/03/2017
Consejería de la Presidencia y Administración Local
Decreto 39/2017, de 1 de marzo, sobre libros de actas de acuerdos de órganos colegiados y de resoluciones de la presidencia de las entidades locales andaluzas, así como sobre registros de entrada y salida de documentos.
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El artículo 52 del Texto Refundido de las Disposiciones Legales vigentes en materia de Régimen Local, aprobado por Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, dispone en su apartado 1 que «El libro de actas tiene la consideración de instrumento público solemne, y deberá llevar en todas sus hojas, debidamente foliadas, la rúbrica del presidente y el sello de la Corporación», añadiendo en su apartado 2 que No serán válidos los acuerdos no reflejados en el correspondiente libro de actas que reúna los requisitos expresados en el apartado anterior. Este artículo tiene carácter básico según la disposición final séptima 1.a) de dicha norma.
De lo expresado en esta norma fundamental y básica en la materia se desprende que, al ser el libro de actas de las entidades locales, en que se transcriben los acuerdos de sus órganos de gobierno, un instrumento público y solemne, la legislación de régimen local ha tratado de salvaguardarlo exigiendo las máximas garantías en su formación, mas sin prever los significativos avances producidos en una sociedad donde el empleo de las nuevas tecnologías es cada vez mayor y más especializado.
Con anterioridad, la Junta de Andalucía, al amparo de lo establecido en la legislación básica estatal sobre el régimen local entonces en vigor, reguló la utilización de medios mecánicos para la transcripción, a los correspondientes libros, de las actas de las sesiones de los órganos colegiados y de las resoluciones de la presidencia de las entidades locales, mediante el Decreto 245/1985, de 20 de noviembre, sobre libros de Actas de Acuerdos, Resoluciones de la Presidencia y Libros de Registros de documentos de las Entidades Locales, previendo la posibilidad de que los libros de actas y de resoluciones estén compuestos de hojas móviles, siempre que se utilicen a tal fin pliegos de papel timbrado numerado de la Comunidad Autónoma o en su defecto del Estado, legalizados con la rúbrica de las personas titulares de la presidencia y de la secretaría y estampados con el sello de la corporación en la parte superior izquierda del anverso en todas sus hojas. Este Decreto fue desarrollado por la Orden de 6 de junio de 1989, de regulación del papel numerado para la transcripción mecanizada de los Libros de Actas, Resoluciones de la Presidencia y Registro de documentos de las Entidades Locales.
El Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, aprobado por Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, regula de forma similar que el Decreto autonómico la transcripción de las actas a los libros correspondientes, si bien es importante tener en cuenta que, tras la Sentencia del Tribunal Constitucional 214/1989, de 21 de diciembre de 1989, queda claro que la citada norma tienen una posición ordinamental subsidiaria en la jerarquía de fuentes del régimen organizativo y del funcionamiento de los órganos de las entidades locales respecto a la legislación de las comunidades autónomas y al reglamento orgánico municipal.
De otro lado, el artículo 5 de la Ley 5/2010, de 11 de junio, de Autonomía Local de Andalucía, al referirse a la potestad de autoorganización de las entidades locales, respecto a sus órganos necesarios afirma que su funcionamiento, su régimen de acuerdos y el estatuto de sus miembros se ajustarán a lo que establezca la legislación básica de régimen local.
Reflejado el marco regulatorio actual en esta materia, resulta trascendente la necesidad de que las entidades locales se incorporen a las nuevas tecnologías, posibilitando la utilización de medios electrónicos para la válida reproducción y almacenamiento de las actas de los acuerdos de sus órganos colegiados, así como de las resoluciones de su presidencia, de acuerdo con los principios generales de celeridad, economía y eficacia.
En este sentido ya la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, impulsó el empleo de las nuevas tecnologías en las administraciones públicas en el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus competencias, si bien fue la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, la que contempló las relaciones con las administraciones públicas por medios electrónicos como un derecho de la ciudadanía y como una obligación correlativa para tales administraciones. Finalmente, tanto la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, que deroga las leyes anteriores, como la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, generalizan las relaciones electrónicas. También la nueva legislación, tanto estatal como autonómica, en materia de transparencia propicia este uso administrativo de las nuevas tecnologías para dar a conocer a la ciudadanía, de manera veraz, accesible e inmediata, el actuar de las administraciones públicas. Así, tanto la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, en su artículo 2.1.a), como la Ley 1/2014, de 24 de junio, de Transparencia Pública de Andalucía, en su artículo 3.1.d), incluyen en su ámbito subjetivo de aplicación a las entidades que integran la administración local.
En consonancia con las normas antes mencionadas, en el presente Decreto se prevé la utilización por las entidades locales andaluzas de medios electrónicos para la recogida de las actas de los acuerdos de los órganos colegiados y de las resoluciones de sus órganos unipersonales de gobierno en los correspondientes libros que tienen el carácter ya expresado de instrumentos públicos solemnes, garantizándose de esta forma, de un lado, la autonomía local reconocida en nuestra Constitución y por el Estatuto de Autonomía para Andalucía y, de otro, la transparencia en la actuación administrativa. Todo ello con pleno respeto a las exigencias sustantivas y formales contempladas en la normativa vigente que regula esta materia, fundamentalmente las relativas a las garantías de veracidad y seguridad. A tal fin, en el artículo 1 de la presente norma se otorga carácter preferente al uso de los nuevos medios tecnológicos manteniendo, no obstante, la libre elección por parte de las entidades locales, en el ejercicio de su potestad de autoorganización, sobre el formato a utilizar, si bien en todo caso se deben garantizar los principios de veracidad, autenticidad e integridad de los documentos.
Los mencionados principios son igualmente aplicables a los registros de entrada y salida de documentos de las entidades locales de Andalucía. Mas respecto a los mismos se ha de tener muy en cuenta la novedosa Ley 39/2015, de 1 de octubre, en cuyo artículo 16 se recoge la obligación de todas las administraciones públicas de contar con un Registro Electrónico General para la entrada y, en su caso, salida de documentos. Dicha previsión se recoge en el artículo 2 del presente Decreto completándola para el supuesto de no utilización de los registros electrónicos en la salida de los documentos, en cuyo caso el registro de salida deberá estar instalado en soporte informático.
Asimismo, teniendo en cuenta que según establece la disposición final séptima de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, su artículo 16 producirá efectos a los dos años de su entrada en vigor, se prevé un régimen de transitoriedad hasta dicho momento, en el que se exige que los registros de entrada y salida de documentos tendrán que estar instalados en soporte informático, tal y como regulaba el artículo 38 de la ya derogada Ley 30/1992, de 26 de noviembre.
Consecuentemente con lo expresado, se procede a la derogación del Decreto 245/1985, de 20 de noviembre, sobre libros de Actas de Acuerdos, Resoluciones de la Presidencia y Libros Registros de documentos de las Entidades Locales, así como de la Orden de 6 de junio de 1989 que lo desarrolla.
Tal y como recoge el artículo 60 del Estatuto de Autonomía para Andalucía, corresponde a esta Comunidad Autónoma la competencia exclusiva en materia de Régimen Local en las cuestiones que incluye en su apartado 1, respetando el artículo 149.1.18.ª de la Constitución y el principio de autonomía local, y competencias compartidas en el resto.
En su virtud, a propuesta del Vicepresidente de la Junta de Andalucía y Consejero de la Presidencia y Administración Local, de conformidad con los artículos 21.3 y 27.9 de la Ley 6/ 2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autónoma de Andalucía, de acuerdo con el Consejo Consultivo de Andalucía, y previa deliberación del Consejo de Gobierno, en su reunión del día 1 de marzo de 2017,
DISPONGO
Artículo 1. Libros de actas de acuerdos de órganos colegiados y de resoluciones de la presidencia.
1. Los libros de actas de los acuerdos de los órganos colegiados de las entidades locales andaluzas, así como los de las resoluciones de la presidencia de las mismas, podrán estar en soporte electrónico o en soporte papel, siendo preferente el soporte electrónico.
Un libro de actas o de resoluciones en soporte electrónico será una aplicación informática en la que estén contenidas dichas actas y resoluciones, y en soporte papel será el conjunto de hojas en formato papel que las contengan, garantizándose en ambos soportes su veracidad, autenticidad e integridad.
2. De conformidad con lo previsto en el artículo 52 del Texto Refundido de las Disposiciones Legales vigentes en materia de Régimen Local, aprobado por Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, tanto en soporte electrónico como papel los libros de actas de acuerdos de los órganos colegiados deberán estar compuestos de hojas debidamente foliadas y llevar, en cada una de ellas, la rúbrica de la presidencia y el sello de la corporación. Dichas exigencias también serán de aplicación a los libros de resoluciones de la presidencia.
Asimismo, ambos libros se regirán por lo dispuesto en los reglamentos locales sin que, en ningún caso, sea exigible papel timbrado del Estado o papel numerado de la Comunidad Autónoma.
3. En todo caso, se garantizarán las exigencias establecidas en la legislación sobre acceso electrónico de la ciudadanía a los servicios públicos, de protección de datos y de transparencia y acceso a la información pública.
Artículo 2. Registros de entrada y salida de documentos.
1. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, cada entidad local de Andalucía dispondrá de un Registro Electrónico General en el que se practicará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad vinculada o dependiente de estos, con independencia de los registros electrónicos propios de que pudieran disponer opcionalmente estas últimas entidades. También se podrá anotar en los mismos la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.
2. Si no se utilizan los registros electrónicos previstos en el apartado anterior para la salida de los documentos de las entidades locales andaluzas, el correspondiente registro de salida deberá estar instalado en soporte informático que garantice su veracidad, autenticidad, integridad y la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de salida y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra. En todo caso se garantizará que el formato utilizado permita aplicar las exigencias establecidas en la legislación sobre acceso electrónico de la ciudadanía a los servicios públicos y de transparencia y acceso a la información pública, así como la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.
3. Tanto el Registro Electrónico General como los registros electrónicos opcionales de los organismos públicos vinculados o dependientes de cada entidad local deberán acomodarse a las exigencias establecidas para los mismos en la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Disposición transitoria única. Régimen transitorio de los registros de entrada y salida de documentos.
Hasta que no produzca efectos la previsión contenida en el artículo 2.1 de acuerdo con la disposición final séptima de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, las entidades locales deberán contar con registros de entrada y salida de documentos instalados en soporte informático y cumplir con los requisitos establecidos en la normativa vigente.
Disposición derogatoria única. Derogación normativa.
Quedan derogadas cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo dispuesto en el presente Decreto, y en concreto el Decreto 245/1985, de 20 de noviembre, sobre libros de Actas de Acuerdos, Resoluciones de la Presidencia y Libros Registros de documentos de las Entidades Locales, y la Orden de 6 de junio de 1989, por la que se regulan las características y distribución del papel numerado de la Comunidad Autónoma de Andalucía, para la transcripción mecanizada de los Libros de Actas, Resoluciones de la Presidencia y Registro de documentos de las Entidades Locales.
Disposición final primera. Habilitación para el desarrollo de la norma.
Se habilita a la persona titular de la Consejería competente sobre régimen local para el desarrollo de la presente norma.
Disposición final segunda. Entrada en vigor.
1. El presente Decreto entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía.
2. Lo previsto en el artículo 2.1 producirá efectos en el plazo establecido en la disposición final séptima de la Ley 39/2015, de 1 de octubre.
Sevilla, 1 de marzo de 2017
SUSANA DÍAZ PACHECO
Presidenta de la Junta de Andalucía
MANUEL JIMÉNEZ BARRIOS
Vicepresidente de la Junta de Andalucía
y Consejero de la Presidencia y Administración Local
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