BOE núm. 25, de 29 de enero de 1998
Instrucción 1/1998, de 19 de enero, de la Agencia de Protección de Datos, relativa al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación.
La Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal, dedica los artículos 14 y siguientes a los derechos de acceso, rectificación y cancelación de los datos de carácter personal contenidos en ficheros automatizados. Dichos derechos se configuran como uno de los ejes fundamentales sobre los que se articula la protección del honor, la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 18.4 de la Constitución Española.
El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación aparece regulado no sólo en la Ley Orgánica 5/1992, sino también en el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos procedimentales de la citada Ley.
Al amparo de lo dispuesto en el artículo 36.c) de la Ley Orgánica 5/1992 que atribuye al Director de la Agencia la función de dictar, en su caso, y sin perjuicio de las competencias de otros órganos, las instrucciones precisas para adecuar los tratamientos automatizados a los principios de la presente Ley, se ha elaborado la presente Instrucción.
Esta Instrucción tiene por objeto aclarar las disposiciones relativas a los derechos de acceso, rectificación y cancelación, ya que las actuaciones practicadas por esta Agencia han puesto de manifiesto que en su aplicación se presentan problemas interpretativos y que es necesario precisar el ejercicio de estos derechos en relación con algunos ficheros que presentan características especiales. Para ello, la Instrucción recoge la regulación de dichos derechos de acuerdo con la Ley Orgánica 5/1992 y el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, y realiza una interpretación unitaria de los preceptos teniendo en cuenta la totalidad de principios legales.
En las normas primera, segunda y tercera se detallan los requisitos que deben cumplirse en el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación con carácter general. Sin embargo, las particularidades que presentan los ficheros de prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito y los ficheros con fines de publicidad exigen tratarlos de un modo especial en las normas cuarta y quinta, respectivamente.
Norma primera. Requisitos generales.
Norma segunda. Derecho de acceso.
Norma segunda. Derecho de acceso.
1. El afectado tiene derecho a solicitar y obtener información de sus datos de carácter personal incluidos en ficheros automatizados.
2. Al ejercitar el derecho de acceso, el afectado podrá optar por uno o varios de los siguientes sistemas de consulta del fichero, siempre que la configuración o implantación material del fichero lo permita:
a.Visualización en pantalla.
b.Escrito, copia o fotocopie remitida por correo.
c.Telecopia.
d.Cualquier otro procedimiento que sea adecuado a la configuración e implantación material del fichero, ofrecido por el responsable del mismo.
3. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responde a la petición de acceso, ésta podrá entenderse desestimada e los efectos de la interposición de la reclamación prevista en el artículo 17.1 de la Ley Orgánica 5/1992.
En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo.
4. Si la resolución fuera estimatoria, el acceso se hará efectivo en el plazo de los diez días siguientes a la notificación de aquélla.
5. El responsable del fichero podrá denegar el acceso e los datos de carácter personal cuando el derecho se haya ejercitado en un intervalo inferior a doce meses y no se acredite un interés legítimo al efecto, así como cuando la solicitud sea formulada por persone distinta del afectado.
Tratándose de ficheros de titularidad pública se podrá denegar el acceso en los supuestos de los artículos 21.1 y 21.2 de la Ley Orgánica 5/1992, en los que se establecen excepciones relativas a los ficheros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y a los ficheros de la Hacienda Pública y del artículo 22 de la Ley Orgánica 5/1992.
6. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, previa transcripción en claro de los datos del fichero, en su caso, y comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos.
En el caso de que los datos provengan de fuentes diversas, deberán especificarse las mismas identificando la información que proviene de cada una de ellas.
Norma tercera. Derechos de rectificación y cancelación.
Norma cuarta. Ficheros de prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito.
Norma cuarta. Ficheros de prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito.
1. El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación en el caso de los ficheros de prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito se rige por las normas anteriores de la presente Instrucción, sin perjuicio de lo señalado en los apartados siguientes.
2. El responsable de un fichero de prestación de servicios de solvencia patrimonial y crédito con datos obtenidos de fuentes accesibles al público o procedentes de informaciones facilitadas por el afectado o con su consentimiento, estará obligado a satisfacer, en cualquier caso, los derechos de acceso, rectificación y cancelación. Las personas y entidades a las que se presta el servicio únicamente estarán obligadas a comunicar al afectado aquellos datos relativos al mismo a los que ellas tengan acceso y a comunicar la identidad del responsable del fichero común para que pueda completar el ejercicio de sus derechos.
3. El responsable del fichero común en el que se traten automatizadamente datos relativos al cumplimiento o incumplimiento de obligaciones dinerarias facilitados por el acreedor o por quien actúe por su cuenta o interés, ante una solicitud de ejercicio del derecho de acceso, deberá comunicar al afectado todos los datos relativos al mismo que obren en el fichero. Cualquier otra entidad participante en el sistema, ante tal solicitud, deberá comunicar al afectado todos los datos relativos al mismo a los que ella pueda acceder, así como la identidad del responsable del fichero común para que pueda completar el ejercicio de su derecho de acceso.
Si la solicitud del ejercicio de los derechos de rectificación o cancelación de datos se dirige al responsable del fichero común, éste tomará las medidas oportunas para trasladar dicha solicitud a la entidad que haya facilitado los datos, para que ésta la resuelva. En el caso de que el responsable del fichero común no haya recibido contestación por parte de la entidad en el plazo de cinco días, procederá a la rectificación o cancelación cautelar de los mismos.
Si la solicitud del ejercicio de los derechos de rectificación o cancelación de datos se dirige a cualquier otra entidad participante en el sistema y hace referencia a datos que dicha entidad haya facilitado al fichero común, procederá a la rectificación o cancelación de los mismos en sus ficheros y a notificarlo al responsable del fichero común en el plazo de cinco días. Si la solicitud hace referencia a datos que la entidad no hubiera facilitado al fichero común, dicha entidad informará al afectado sobre este hecho, proporcionándole, además, la identidad del responsable del fichero común para que pueda completar el ejercicio de sus derechos.
4. En los ficheros de prestación de servicios de información de solvencia patrimonial y crédito, cualquiera que sea el origen de los datos, cuando el afectado lo solicite el responsable del fichero común deberá cumplir la obligación establecida en el artículo 28.2 de la Ley Orgánica 5/1992 de facilitar, las evaluaciones y apreciaciones que sobre el afectado se hayan comunicado en los últimos seis meses y el nombre y dirección de los cesionarios.
Norma quinta. Ficheros con fines de publicidad.
DISPOSICIÓN FINAL ÚNICA.
La presente Instrucción entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Madrid, 19 de enero de 1998.
El Director de la Agencia,
Juan José Martín-Casallo López.