BOE núm. 25, de 29 de enero de 1998
Instrucción 1/1998, de 19 de enero, de la Agencia de Protección de Datos, relativa al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación.
La Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal, dedica los artículos 14 y siguientes a los derechos de acceso, rectificación y cancelación de los datos de carácter personal contenidos en ficheros automatizados. Dichos derechos se configuran como uno de los ejes fundamentales sobre los que se articula la protección del honor, la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 18.4 de la Constitución Española.
El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación aparece regulado no sólo en la Ley Orgánica 5/1992, sino también en el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos procedimentales de la citada Ley.
Al amparo de lo dispuesto en el artículo 36.c) de la Ley Orgánica 5/1992 que atribuye al Director de la Agencia la función de dictar, en su caso, y sin perjuicio de las competencias de otros órganos, las instrucciones precisas para adecuar los tratamientos automatizados a los principios de la presente Ley, se ha elaborado la presente Instrucción.
Esta Instrucción tiene por objeto aclarar las disposiciones relativas a los derechos de acceso, rectificación y cancelación, ya que las actuaciones practicadas por esta Agencia han puesto de manifiesto que en su aplicación se presentan problemas interpretativos y que es necesario precisar el ejercicio de estos derechos en relación con algunos ficheros que presentan características especiales. Para ello, la Instrucción recoge la regulación de dichos derechos de acuerdo con la Ley Orgánica 5/1992 y el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, y realiza una interpretación unitaria de los preceptos teniendo en cuenta la totalidad de principios legales.
En las normas primera, segunda y tercera se detallan los requisitos que deben cumplirse en el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación con carácter general. Sin embargo, las particularidades que presentan los ficheros de prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito y los ficheros con fines de publicidad exigen tratarlos de un modo especial en las normas cuarta y quinta, respectivamente.
Norma primera. Requisitos generales.
Norma segunda. Derecho de acceso.
Norma tercera. Derechos de rectificación y cancelación.
Norma tercera. Derechos de rectificación y cancelación.
1. Si los datos de carácter personal del afectado son inexactos o incompletos, inadecuados o excesivos, podrá éste solicitar del responsable del fichero la rectificación o, en su caso, la cancelación de los mismos.
2. Los derechos de rectificación y cancelación se harán efectivos por el responsable del fichero dentro de los cinco días siguientes al de la recepción de la solicitud. Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido cedidos previamente, el responsable del fichero deberá notificar la rectificación o cancelación efectuada al cesionario, en idéntico plazo, para que éste, a su vez, la lleve a cabo en su fichero.
3. La solicitud de rectificación deberá indicar el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse y deberá ir acompañada de la documentación justificativa de la rectificación solicitada, salvo que la misma depende exclusivamente del consentimiento del interesado.
4. En la solicitud de cancelación, el interesado deberá indicar si revoca el consentimiento otorgado, en los casos en que la revocación proceda, o si, por el contrario, se trata de un dato erróneo o inexacto, en cuyo caso deberá acompañar la documentación justificativa.
5. La cancelación no procederá cuando pudiese causar un perjuicio a intereses legítimos del afectado o de terceros o cuando existiese una obligación de conservar los datos.
6. Si solicitada la rectificación o cancelación, el responsable del fichero considera que no procede atender la solicitud del afectado, se lo comunicará motivadamente dentro del plazo de los cinco días siguientes al de la recepción de la misma, a fin de que por éste se pueda hacer uso de la reclamación prevista en el artículo 17.1 de la Ley Orgánica 5/1992.
7. Transcurrido el plazo de cinco días sin que de forma expresa se responda a la solicitud de rectificación o cancelación, ésta podrá entenderse desestimada a los efectos de la interposición de la reclamación que corresponda.
8. La cancelación exige el borrado físico de los datos, sin que sea suficiente a estos efectos una marca lógica o el mantenimiento de otro fichero alternativo en el que se registren las bajas producidas.
9. En los casos en que, siendo procedente la cancelación de los datos, no sea posible su extinción física, tanto por razones técnicas como por causa del procedimiento o soporte utilizado, el responsable del fichero procederá al bloqueo de los datos, con el fin de impedir su ulterior proceso o utilización.
Se exceptúa, no obstante, el supuesto en el que se demuestre que los datos han sido recogidos o registrados por medios fraudulentos, desleales o ilícitos, en cuyo caso la cancelación de los mismos comportará siempre la destrucción del soporte en el que aquéllos figuren.
Norma cuarta. Ficheros de prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito.
Norma quinta. Ficheros con fines de publicidad.
Norma quinta. Ficheros con fines de publicidad.
1. El responsable del fichero que presta el servicio de publicidad estará obligado a satisfacer los derechos de acceso, rectificación y cancelación. La entidad beneficiaria de la publicidad estará obligada a indicar al afectado la identidad del responsable del fichero del que provienen los datos. A tal efecto, se entenderá suficiente que dicha información se haga constar en la campaña publicitaria.
2. Cuando el interesado manifieste su deseo de no recibir publicidad, y no ejerza expresamente el derecho de cancelación, el responsable del fichero podrá conservar los mínimos datos imprescindibles para identificarlo y adoptar las medidas necesarias que eviten el envío de publicidad.
DISPOSICIÓN FINAL ÚNICA.
La presente Instrucción entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Madrid, 19 de enero de 1998.
El Director de la Agencia,
Juan José Martín-Casallo López.