BOE núm. 25, de 29 de enero de 1998
Instrucción 1/1998, de 19 de enero, de la Agencia de Protección de Datos, relativa al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación.
La Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de Carácter Personal, dedica los artículos 14 y siguientes a los derechos de acceso, rectificación y cancelación de los datos de carácter personal contenidos en ficheros automatizados. Dichos derechos se configuran como uno de los ejes fundamentales sobre los que se articula la protección del honor, la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 18.4 de la Constitución Española.
El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación aparece regulado no sólo en la Ley Orgánica 5/1992, sino también en el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos procedimentales de la citada Ley.
Al amparo de lo dispuesto en el artículo 36.c) de la Ley Orgánica 5/1992 que atribuye al Director de la Agencia la función de dictar, en su caso, y sin perjuicio de las competencias de otros órganos, las instrucciones precisas para adecuar los tratamientos automatizados a los principios de la presente Ley, se ha elaborado la presente Instrucción.
Esta Instrucción tiene por objeto aclarar las disposiciones relativas a los derechos de acceso, rectificación y cancelación, ya que las actuaciones practicadas por esta Agencia han puesto de manifiesto que en su aplicación se presentan problemas interpretativos y que es necesario precisar el ejercicio de estos derechos en relación con algunos ficheros que presentan características especiales. Para ello, la Instrucción recoge la regulación de dichos derechos de acuerdo con la Ley Orgánica 5/1992 y el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, y realiza una interpretación unitaria de los preceptos teniendo en cuenta la totalidad de principios legales.
En las normas primera, segunda y tercera se detallan los requisitos que deben cumplirse en el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación con carácter general. Sin embargo, las particularidades que presentan los ficheros de prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito y los ficheros con fines de publicidad exigen tratarlos de un modo especial en las normas cuarta y quinta, respectivamente.
Norma primera. Requisitos generales.
Norma segunda. Derecho de acceso.
Norma segunda. Derecho de acceso.
1. El afectado tiene derecho a solicitar y obtener información de sus datos de carácter personal incluidos en ficheros automatizados.
2. Al ejercitar el derecho de acceso, el afectado podrá optar por uno o varios de los siguientes sistemas de consulta del fichero, siempre que la configuración o implantación material del fichero lo permita:
a.Visualización en pantalla.
b.Escrito, copia o fotocopie remitida por correo.
c.Telecopia.
d.Cualquier otro procedimiento que sea adecuado a la configuración e implantación material del fichero, ofrecido por el responsable del mismo.
3. El responsable del fichero resolverá sobre la solicitud de acceso en el plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. Transcurrido el plazo sin que de forma expresa se responde a la petición de acceso, ésta podrá entenderse desestimada e los efectos de la interposición de la reclamación prevista en el artículo 17.1 de la Ley Orgánica 5/1992.
En el caso de que no disponga de datos de carácter personal de los afectados deberá igualmente comunicárselo en el mismo plazo.
4. Si la resolución fuera estimatoria, el acceso se hará efectivo en el plazo de los diez días siguientes a la notificación de aquélla.
5. El responsable del fichero podrá denegar el acceso e los datos de carácter personal cuando el derecho se haya ejercitado en un intervalo inferior a doce meses y no se acredite un interés legítimo al efecto, así como cuando la solicitud sea formulada por persone distinta del afectado.
Tratándose de ficheros de titularidad pública se podrá denegar el acceso en los supuestos de los artículos 21.1 y 21.2 de la Ley Orgánica 5/1992, en los que se establecen excepciones relativas a los ficheros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y a los ficheros de la Hacienda Pública y del artículo 22 de la Ley Orgánica 5/1992.
6. La información que se proporcione, cualquiera que sea el soporte en que fuere facilitada, se dará en forma legible e inteligible, previa transcripción en claro de los datos del fichero, en su caso, y comprenderá todos los datos de base del afectado, los resultantes de cualquier elaboración o proceso informático, así como el origen de los datos, los cesionarios de los mismos y la especificación de los concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos.
En el caso de que los datos provengan de fuentes diversas, deberán especificarse las mismas identificando la información que proviene de cada una de ellas.
Norma tercera. Derechos de rectificación y cancelación.
Norma tercera. Derechos de rectificación y cancelación.
1. Si los datos de carácter personal del afectado son inexactos o incompletos, inadecuados o excesivos, podrá éste solicitar del responsable del fichero la rectificación o, en su caso, la cancelación de los mismos.
2. Los derechos de rectificación y cancelación se harán efectivos por el responsable del fichero dentro de los cinco días siguientes al de la recepción de la solicitud. Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido cedidos previamente, el responsable del fichero deberá notificar la rectificación o cancelación efectuada al cesionario, en idéntico plazo, para que éste, a su vez, la lleve a cabo en su fichero.
3. La solicitud de rectificación deberá indicar el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse y deberá ir acompañada de la documentación justificativa de la rectificación solicitada, salvo que la misma depende exclusivamente del consentimiento del interesado.
4. En la solicitud de cancelación, el interesado deberá indicar si revoca el consentimiento otorgado, en los casos en que la revocación proceda, o si, por el contrario, se trata de un dato erróneo o inexacto, en cuyo caso deberá acompañar la documentación justificativa.
5. La cancelación no procederá cuando pudiese causar un perjuicio a intereses legítimos del afectado o de terceros o cuando existiese una obligación de conservar los datos.
6. Si solicitada la rectificación o cancelación, el responsable del fichero considera que no procede atender la solicitud del afectado, se lo comunicará motivadamente dentro del plazo de los cinco días siguientes al de la recepción de la misma, a fin de que por éste se pueda hacer uso de la reclamación prevista en el artículo 17.1 de la Ley Orgánica 5/1992.
7. Transcurrido el plazo de cinco días sin que de forma expresa se responda a la solicitud de rectificación o cancelación, ésta podrá entenderse desestimada a los efectos de la interposición de la reclamación que corresponda.
8. La cancelación exige el borrado físico de los datos, sin que sea suficiente a estos efectos una marca lógica o el mantenimiento de otro fichero alternativo en el que se registren las bajas producidas.
9. En los casos en que, siendo procedente la cancelación de los datos, no sea posible su extinción física, tanto por razones técnicas como por causa del procedimiento o soporte utilizado, el responsable del fichero procederá al bloqueo de los datos, con el fin de impedir su ulterior proceso o utilización.
Se exceptúa, no obstante, el supuesto en el que se demuestre que los datos han sido recogidos o registrados por medios fraudulentos, desleales o ilícitos, en cuyo caso la cancelación de los mismos comportará siempre la destrucción del soporte en el que aquéllos figuren.
Norma cuarta. Ficheros de prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito.
Norma quinta. Ficheros con fines de publicidad.
DISPOSICIÓN FINAL ÚNICA.
La presente Instrucción entrará en vigor a los veinte días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.
Madrid, 19 de enero de 1998.
El Director de la Agencia,
Juan José Martín-Casallo López.